Embarquement Coupa pour fournisseurs

Glencore Zinc Canada déploiera Coupa cette solution en juin 2024.

• Inscrivez-vous sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP) via un lien qui vous sera envoyé.
• Familiarisez-vous avec le contenu de formation / de soutien qui sera mis à votre disposition.
• Envoyez-nous toutes vos questions ou demandes de renseignements à ZincFusionSupplier@glencore.ca.

Adhérer au portail des fournisseurs Coupa (CSP) ou y effectuer des transactions est GRATUIT !

• Fonderie Générale du Canada : compte.payable@glencore.ca.
• CEZinc : cmptfact@glencore.ca.
• Sièges sociaux canadiens (Montréal et Toronto) et Ireland Exploration : invoices+ZincIT@glencore.coupahost.com.

Glencore Zinc Canada Corporation n'exige PAS que ses fournisseurs ajoutent une vérification à leur profil ni ne paient de frais d'abonnement une fois sur le CSP.

Les fournisseurs qui se sont inscrits sur le portail des fournisseurs de Coupa auront :

• La capacité de créer et de soumettre des factures électroniques conformes liées à un bon de commande.
• La possibilité de recevoir, visualiser et gérer tous les bons de commande à un seul endroit.
• La possibilité d'afficher le statut du traitement des factures (par exemple, en attente d'approbation, approuvé).
• La possibilité de personnaliser votre compte CSP (par exemple, attribuer des autorisations aux utilisateurs de votre entreprise).
• La possibilité d'effectuer des transactions avec plusieurs clients liés à Coupa via un seul portail.
• La capacité de mettre à jour, de gérer et de tenir à jour les renseignements sur les fournisseurs.

Oui, il est obligatoire pour tous nos fournisseurs de s'inscrire et d'effectuer leurs transactions sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP).

Non, vous recevrez un courriel vous informant que Glencore Zinc Canada vous a ajouté en tant que fournisseur sur le CSP et tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le lien « Se connecter » pour finaliser votre inscription.

Une fois que vous vous êtes inscrit et connecté au CSP, faites défiler la page d’accueil jusqu'à son milieu. Sous la rubrique « Activité récente », vous devriez voir tous vos clients avec qui vous êtes lié sur le CSP, y compris Glencore Zinc.

Si vous ne voyez pas Glencore Zinc, veuillez nous contacter par courriel au : ZincFusionSupplier@glencore.ca​​​​​​​.

Oui, vous pouvez transmettre une copie de votre invitation en cliquant sur le bouton « Transférer l’invitation », puis inscrire l’adresse * courriel de votre collègue dans le champ indiqué, et enfin cliquer sur le bouton « Soumettre ».

*Veuillez noter que la personne doit être enregistrée sur le même nom de domaine de messagerie que vous.

Une fois la nouvelle solution déployée, vous devrez gérer toutes vos informations sur le portail des fournisseurs de Coupa (CSP). Pour mettre à jour vos données, y compris vos informations bancaires, allez à Profil > Demandes de renseignements > Sélectionnez le client et procédez à la mise à jour de vos informations via le formulaire fourni par Glencore Zinc.

Oui. Une fois connecté au CSP, cliquez sur l'onglet « Configurer ». Sous le menu « Admin », cliquez sur le lien hypertexte « Fusionner les suggestions » et lancez une demande de fusion avec votre deuxième compte CSP.

Remarque : La fusion regroupera les comptes et permettra à tous les utilisateurs de facturer et de soumettre des informations de paiement associées aux clients au nom de votre entreprise. Avant d'envoyer une demande de consolidation, vérifiez que l'adresse de messagerie avec laquelle vous fusionnerez appartient à un utilisateur qui fait partie de votre organisation. Une fois approuvée, une fusion de compte ne peut pas être annulée.

Une fois connecté au CSP, sur la page d'accueil, cliquez sur l'onglet « Configuration », puis sur l'option « Utilisateurs », naviguez vers la droite et enfin cliquez sur le bouton « Inviter un utilisateur ». Fournissez les informations requises dans la fenêtre qui s'ouvre pour terminer le processus d'invitation.

Glencore Canada Corporation – Division Zinc est toujours responsable du règlement de votre compte. Vous pouvez suivre l'état de votre facture soumise dans le CSP via l'onglet « Factures ».

Non, les informations contenues dans le CSP ne sont pas archivées, mais elles seront toujours accessibles si vous avez un compte CSP.

• Accédez à Configuration > Admin > Configuration Entité légale et sélectionnez « Ajouter une entité juridique » dans le coin supérieur droit.
• Inscrivez le nom officiel de votre entreprise telle qu’enregistrée auprès de votre gouvernement local, sélectionnez le pays / la région où elle est située puis sélectionnez « Continuer ».
• Sur la page Parlez de votre entreprise à vos clients , renseignez les champs proposés.
• Sélectionnez « Enregistrer et continuer ».
• Sur la page Où souhaitez-vous recevoir le paiement? , sélectionnez la façon dont vous souhaitez être payé via le sélecteur type de paiement.
• Sélectionnez « Enregistrer et continuer ».
• Vous pouvez sélectionner « Ajouter une remise à » pour ajouter une adresse de remise supplémentaire ou sélectionner Gérer pour modifier les remises existantes. Une fois les modifications faites, cliquez sur Suivant.
• Sur la page À partir d'où expédiez-vous vos biens? , ajoutez votre adresse d'expédition, vos coordonnées et les clients Coupa qui peuvent utiliser ce compte de remise.
• Une fois que vous avez terminé vos modifications, sélectionnez « Terminé ».
• La page Configuration terminée confirme que la configuration du profil de votre entité juridique est terminée et que vous pouvez l'utiliser sur les factures.

Remarque : si vous ne configurez pas votre entité juridique, vous ne pourrez ni créer ni soumettre vos factures.

Les appels d'offres et les demandes d'approvisionnement ne seront PAS publiés sur le CSP. Si vous êtes invité à participer à un appel d'offres ou à une offre au comptant, vous recevrez un courriel avec tous les détails de l'appel d'offres ou de l'offre au comptant.

Oui, vous avez l'option de cliquer sur « enregistrer » au bas de la page et d’y revenir à un stade ultérieur.

Les objets Coupa peuvent accepter jusqu'à 100 Mo par pièce jointe. Pour des raisons de performance, il est recommandé de limiter la taille de la pièce jointe à 16 Mo.

Vous pouvez envoyer un message à l'acheteur (propriétaire de la demande) dans la zone de message en bas à gauche de votre écran et il peut répondre et même joindre un fichier.

Les pièces jointes aux factures doivent être de l'un des types suivants : TIFF ou PDF.

Ces types de fichiers ne peuvent pas être joints aux documents Coupa : EXE, BAT, COM, SH, DEB, SO, ELF, BIN, RPM, TAR, KO, PY, PHP, MSI, AXF, PRF ou PUFF.

Oui, vous pouvez, à condition que la demande soit toujours en cours. Cliquez sur le bouton « modifier la réponse » en haut de la page et procédez aux modifications souhaitées.

Vous ne recevrez des notifications par courriel que si vous avez été invité par l'acheteur à participer à cet événement d'appel d'offres / approvisionnement.

Vous recevrez un courriel. Le corps du courriel indique que ce contrat a été partagé avec vous à l'aide de Coupa Contract Collaboration.

Oui, il y aura une option disponible lorsque vous émettrez un devis pour le produit.

Une fois connecté au portail, cliquez sur l'onglet « Commandes ». Si vous êtes connecté à plus d'un client Coupa, sélectionnez son nom dans le menu déroulant « Sélectionner un client » dans le coin supérieur droit de la page. Vous pouvez ensuite sélectionner le bon de commande du client spécifique que vous souhaitez voir.

Non, vous ne pouvez créer que des factures associées à des bons de commande ou liées à un contrat sur le CSP.

Non, il n'y a pas de période d'expiration, mais l'acheteur / le demandeur peut annuler le bon de commande.

Vous avez la possibilité de communiquer directement avec l’acheteur car ses coordonnées seront sur le bon de commande.

Vous pouvez également laisser un message dans la section « Commentaires » au bas du bon de commande.

Cela permet de confirmer que vous avez reçu le bon de commande et que vous travaillez à la prestation du service ou à la livraison des articles.

Malheureusement, un seul courriel peut être ajouté. Si vous êtes hors du bureau, vous pouvez informer l'acheteur qui peut le modifier en renseignant un courriel alternatif.

Veuillez vous connecter sur le portail des fournisseurs de Coupa (CSP) pour convertir manuellement un bon de commande en vue de créer une facture.

Oui, Coupa exige que vous entriez votre propre numéro de facture unique lors de la création d'une facture.

Dans l'onglet « Commande » du CSP, cliquez sur le menu déroulant et choisissez le client souhaité « Glencore Zinc ». Dans le tableau Bon de commande qui apparaît, sous l'en-tête « Actions » du poste associé à votre BON DE COMMANDE, cliquez sur l'icône des pièces jaunes pour créer une nouvelle facture.

Non, après avoir configuré votre entité juridique la première fois, elle apparaîtra sur chaque nouvelle facture que vous créez.

Oui, les fournisseurs ayant des contrats existants et actifs pourront créer une facture à partir d'un contrat sur le CSP s'ils ont été autorisés à le faire.

Oui, vous pouvez joindre des pièces justificatives à vos factures sur le CSP en utilisant le champ « Scan Image » ou la section « Pièces jointes ».

Une fois qu'une facture a été soumise, elle ne peut en aucun cas être modifiée. Toutefois, vous pouvez créer une note de crédit qui crédite la valeur d'origine, puis créer une nouvelle facture.

Vous pouvez ajouter des frais d'expédition au bas de la facture ou au niveau du poste.

Lors de la création d'une facture, il existe une section « Taxes » qui vous permet de sélectionner et d'ajouter une description de vos taxes, votre taux d'imposition, votre montant d'impôt et votre numéro de référence fiscale.

Cliquez sur le bouton Créer une note de crédit au-dessus du tableau Factures sur la page Factures ou, sous l'onglet Commandes, cliquez sur l'icône « Créer une note de crédit » – sélectionnez la pièce rouge pour le bon de commande située dans la colonne Actions du tableau Bons de commande.

Suivez les indications pour soumettre votre note de crédit avec succès.

Cela vous permet d'exporter les bons de commande et factures vers un document Excel.

Oui, lors de la création de votre facture, vous pouvez spécifier la quantité que vous souhaitez facturer (facturation partielle).

Rien. La facture est dans la file d'attente des comptes fournisseurs (Comptes payables), et vous serez payé sur la base des conditions de paiement qui ont été convenues avec le contractant.

Pour les factures qui sont rejetées ou contestées, les fournisseurs devront se renseigner sur la cause du litige fournie par las comptes payables, puis procéder à la correction de la facture en créant une note de crédit pour corriger la facture contestée.

Pour toute question concernant les paiements, envoyez un courriel à ZincFusionSupplier@glencore.ca.